Stap 5: Voorbereiden en uitvoeren implementatie

In deze stap bereidt u de implementatie van de gekozen toepassing van zorg met ICT voor. Hoe deze voorbereiding aanpakt, is mede afhankelijk van de gekozen toepassing van technologie.

Meestal verricht u de volgende activiteiten:

1. Definitieve afspraken maken met de system integrator
2. Opstellen implementatieplan
3. Realiseren van een testopstelling
4. Informeren en werven van cliënten en/of bewoners

1. Definitieve afspraken maken met de system integrator

Met de system integrator maakt u definitieve afspraken over:

• de technische invulling
• Service Level Agreement

Een Service Level Agreement (SLA) is een schriftelijke overeenkomst tussen een aanbieder en een afnemer van bepaalde diensten en/of producten. In een SLA staan, naast de beschrijving van de te leveren diensten, ook de rechten en de plichten van zowel de aanbieder als de afnemer ten aanzien van het overeengekomen kwaliteitsniveau (service level) van de te leveren diensten en/of producten (services).

Een SLA kan de status van een contract hebben, maar dat hoeft niet. Een SLA heeft de status die de gebruikers er zelf aan toekennen. Dit betekent dat een SLA bijvoorbeeld tussen organisaties gebruikt kan worden als een formeel contract, met alle bijbehorende juridische eigenschappen. Daarentegen kan een SLA ook gebruikt worden om binnen 1 organisatie afspraken te documenteren, zonder dat daar een bijzondere status aan gekoppeld wordt.
In het laatste geval kan de SLA eenvoudiger van opzet zijn en kunt u volstaan met een beschrijving van de te leveren diensten en een klein aantal administratieve aspecten, zoals geldigheidsduur, rapportage, werkoverleg en doorberekening van kosten. Met behulp van een SLA bereikt u dus dat bij afnemer en aanbieder eenzelfde beeld ontstaat over de te leveren producten en diensten.

2. Opstellen implementatieplan

In het implementatieplan werkt u tenminste de volgende punten uit:

• Plan voor inbedding van de toepassing van de technologie in de zorg- en werkprocessen
• Beschrijving van de beheersorganisatie
• Uitwerking van de maatregelen die u neemt om de in Stap 4  geanalyseerde risico's te beheersen
• Communicatieplan intern en extern

3. Realiseren van een testopstelling

Voor het vaststellen van de juiste werking van de technologie en diensten realiseert u een testopstelling. Indien nodig past u de werking van de technologie en diensten aan. De testopstelling kan ook worden gebruikt voor scholing van medewerkers
(zie Stap 6 ).

4. Informeren en werven van cliënten en/of bewoners