CliŽnteninbreng bij bouwplannen

Doorbouwen op ervaringen

ActiZ, het Aedes-Actiz Kenniscentrum Wonen-Zorg en LOC, Zeggenschap in zorg spraken in het voorjaar en de zomer van 2011 met cliŽntenraden en zorgorganisaties over hun ervaringen met bouwtrajecten. Daarmee bieden wij andere organisaties zicht op de verschillende mogelijkheden, ervaringen met hulpmiddelen, het samenspel als derden investeren, op wat nuttig bleek, wat zwaar weegt en wat minder. Deze special biedt een overzicht ťn de vijf artikelen over de ervaringen in Groningen, Zutphen, Eindhoven, Amersfoort en Esch (N-B).

Bouwen op cliŽntenraden

CliŽntenraden hebben wettelijk adviesbevoegdheid bij besluitvorming over nieuwbouw en renovatieplannen van zorginstellingen. In praktijk is het wel eens lastig voor directies en raden om dat goed in te vullen. Hoe en wanneer betrek je nu de cliŽntenraad bij je plannen? En hoe zorg je ervoor dat alle partijen daar ook beter van worden? Bij de interviews is niet alleen gesproken over managementkwaliteiten voor een succesvolle samenwerking, maar ook naar wat cliŽntenraden in huis moeten hebben, wil hun inbreng de plannen op een hoger niveau brengen.

Ook in de nieuwe Wet CliŽntenrechten Zorg die in het najaar van 2011 in de Tweede Kamer wordt behandeld houdt de cliŽntenraad adviesbevoegdheid bij huisvestingsplannen. Bovendien krijgen cliŽntenraden in de langdurende zorg instemmingsrecht op de manier waarop de cliŽntenraad wordt betrokken bij besluiten tot ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing. Ook de inrichting van de accommodatie en het sociaal plan voor cliŽnten zullen voor instemming aan de cliŽntenraad moeten worden voorgelegd. Daarom zetten we in dit afsluitende artikel nog eens op een rijtje welke lessen zorgaanbieders en cliŽntenraden kunnen trekken uit de vijf beschreven casussen.

"Je hebt allemaal hetzelfde doel: je wilt een goed gebouw neerzetten"

Dat begint met een goede relatie tussen zorgorganisatie en cliŽntenraad. Formeel en informeel. Respecteer als cliŽntenraad en management elkaars positie, kennis en verantwoordelijkheden. Zorg voor nabijheid als bestuurder en directeur, heb een luisterend oor. En: blijf de visie en maatschappelijke doelstellingen uitdragen.
Maak als bestuurder duidelijk waarom keuzes gemaakt worden en doe dit in taal die bewoners begrijpen. Communiceer vanaf het allereerste begin en frequent. Maak duidelijke afspraken over overlegstructuur, verantwoordelijkheden en fasering van besluitvorming en adviesmomenten. Wees open en helder over wensen en eisen en als zorgorganisatie juist ook over tegenvallers en beperkingen.

CliŽntenraad is belangrijke schakel

Houd als cliŽntenraad regelmatig voeling met de cliŽnten en hun familie en met medewerkers en middenkader. Maak keuzes ten behoeve van de eigen rol van de cliŽntenraad: richt je op zaken waar je invloed op kunt hebben, waar bewoners rechtstreeks mee te maken hebben en houd rekening met de eigen deskundigheid.

Beelden zeggen meer dan woorden

Het visualiseren van de plannen, bijvoorbeeld met behulp van maquettes en sessies met de (binnenhuis)architect werkte soms beter dan het bespreken van lijstjes rond individuele eisen (leefwensenonderzoek) en bouwtekeningen.
Een proefappartement waar toekomstige bewoners ťn de zorgorganisatie konden ervaren hoe het ontwerp in praktijk uitpakt bleek zo waardevol dat de kosten van zo'n opstelling ruim opwogen tegen de enorme baten aan praktijk- en ervaringskennis.

Bouwplannen vragen een lange adem

Het duurt vaak jaren om bouwplannen te†ontwikkelen en realiseren. Vasthoudendheid en continuÔteit zijn daarom belangrijk. Maar ook: de vasthoudendheid van de cliŽntenraad heeft ertoe bijgedragen dat de raad als een volwaardige gesprekspartner werd behandeld.

Kennis helpt maar je hoeft niet alles zelf te weten

Zorg er als cliŽntenraad voor dat je goed weet wat er bij bewoners en de omgeving speelt en formuleer ook als cliŽntenraad een duidelijke visie op wonen en zorg. Zorg voor voldoende deskundigheid binnen de cliŽntenraad, benut de kennis en kunde in de achterban en maak gebruik van externe deskundigen, zoals de bouwpool van LOC of een universiteit of gemeentelijke dienst om woonwensen van (toekomstige) cliŽnten in kaart te brengen. Faciliteer als organisatie de cliŽntenraad bij het verwerven van de deskundigheid. Ook helpt de inzet van een bouwcoŲrdinator die partijen en wensen bij elkaar brengt en de regie houdt over het planproces.

29-09-2011