Doorbouwen op ervaringen

Bouwen op cliëntenraden

Cliëntenraden hebben wettelijk adviesbevoegdheid bij besluitvorming over nieuwbouw en renovatieplannen van zorginstellingen. In praktijk is het wel eens lastig voor directies en raden om dat goed in te vullen. Hoe en wanneer betrek je nu de cliëntenraad bij je plannen? En hoe zorg je ervoor dat alle partijen daar ook beter van worden? Bij de interviews is niet alleen gesproken over managementkwaliteiten voor een succesvolle samenwerking, maar ook naar wat cliëntenraden in huis moeten hebben, wil hun inbreng de plannen op een hoger niveau brengen.

Ook in de nieuwe Wet Cliëntenrechten Zorg die in het najaar van 2011 in de Tweede Kamer wordt behandeld houdt de cliëntenraad adviesbevoegdheid bij huisvestingsplannen. Bovendien krijgen cliëntenraden in de langdurende zorg instemmingsrecht op de manier waarop de cliëntenraad wordt betrokken bij besluiten tot ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing. Ook de inrichting van de accommodatie en het sociaal plan voor cliënten zullen voor instemming aan de cliëntenraad moeten worden voorgelegd. Daarom zetten we in dit afsluitende artikel nog eens op een rijtje welke lessen zorgaanbieders en cliëntenraden kunnen trekken uit de vijf beschreven casussen.

"Je hebt allemaal hetzelfde doel: je wilt een goed gebouw neerzetten"

Dat begint met een goede relatie tussen zorgorganisatie en cliëntenraad. Formeel en informeel. Respecteer als cliëntenraad en management elkaars positie, kennis en verantwoordelijkheden. Zorg voor nabijheid als bestuurder en directeur, heb een luisterend oor. En: blijf de visie en maatschappelijke doelstellingen uitdragen.
Maak als bestuurder duidelijk waarom keuzes gemaakt worden en doe dit in taal die bewoners begrijpen. Communiceer vanaf het allereerste begin en frequent. Maak duidelijke afspraken over overlegstructuur, verantwoordelijkheden en fasering van besluitvorming en adviesmomenten. Wees open en helder over wensen en eisen en als zorgorganisatie juist ook over tegenvallers en beperkingen.

Cliëntenraad is belangrijke schakel

Houd als cliëntenraad regelmatig voeling met de cliënten en hun familie en met medewerkers en middenkader. Maak keuzes ten behoeve van de eigen rol van de cliëntenraad: richt je op zaken waar je invloed op kunt hebben, waar bewoners rechtstreeks mee te maken hebben en houd rekening met de eigen deskundigheid.

Beelden zeggen meer dan woorden

Het visualiseren van de plannen, bijvoorbeeld met behulp van maquettes en sessies met de (binnenhuis)architect werkte soms beter dan het bespreken van lijstjes rond individuele eisen (leefwensenonderzoek) en bouwtekeningen.
Een proefappartement waar toekomstige bewoners én de zorgorganisatie konden ervaren hoe het ontwerp in praktijk uitpakt bleek zo waardevol dat de kosten van zo'n opstelling ruim opwogen tegen de enorme baten aan praktijk- en ervaringskennis.

Bouwplannen vragen een lange adem

Het duurt vaak jaren om bouwplannen te ontwikkelen en realiseren. Vasthoudendheid en continuïteit zijn daarom belangrijk. Maar ook: de vasthoudendheid van de cliëntenraad heeft ertoe bijgedragen dat de raad als een volwaardige gesprekspartner werd behandeld.

Kennis helpt maar je hoeft niet alles zelf te weten

Zorg er als cliëntenraad voor dat je goed weet wat er bij bewoners en de omgeving speelt en formuleer ook als cliëntenraad een duidelijke visie op wonen en zorg. Zorg voor voldoende deskundigheid binnen de cliëntenraad, benut de kennis en kunde in de achterban en maak gebruik van externe deskundigen, zoals de bouwpool van LOC of een universiteit of gemeentelijke dienst om woonwensen van (toekomstige) cliënten in kaart te brengen. Faciliteer als organisatie de cliëntenraad bij het verwerven van de deskundigheid. Ook helpt de inzet van een bouwcoördinator die partijen en wensen bij elkaar brengt en de regie houdt over het planproces.