Organisaties binnen zorg en welzijn krijgen steeds meer te maken met Europees aanbesteden. Aanbesteden is een complexe manier van inkopen door de overheid waar u ook actief aan kan meedoen. Op deze pagina worden enkele zaken uiteen gezet, zoals:
De inkoop van commerciële diensten, leveringen en werken door de overheid en publiekrechtelijke instellingen met behulp van bepaalde spelregels noemen we aanbesteden. Onder diensten worden alle immateriële zaken verstaan, zoals het inhuren van een adviesbureau om onderzoek te verrichten. Leveringen betreffen materiële goederen, dingen die je vast kunt pakken. Onder werken worden civieltechnische activiteiten verstaan, zoals de aanleg van een weg.
De spelregels van het aanbesteden schrijven voor dat de inkoopprocedure openbaar, transparant en non-discriminatoir moet zijn, zodat alle verkopende partijen gelijke kansen hebben bij het dingen naar een opdracht. Door aan te besteden worden diensten, leveringen en werken tegen een zo gunstig mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding uitgevoerd. De regels voor het aanbesteden staan genoemd in twee Europese richtlijnen, die inmiddels zijn omgezet naar de Nederlandse wetgeving: het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (Bass).
Er is een uitzondering op de verplichting tot aanbesteden door overheden als de diensten of leveringen worden verstrekt aan een publiekrechtelijke instelling die het alleenrecht heeft gekregen om die diensten te mogen verrichten. Dit alleenrecht moet dan wel wettelijk zijn vastgelegd, voorzien in een behoefte van algemeen belang en hoofdzakelijk worden gefinancierd of onder toezicht en zeggenschap staan van de aanbestedende overheid. De GGD is hier een voorbeeld van.
Er bestaan diverse vormen van aanbesteden. De vorm (en procedures) van het aanbesteden hangen af van de inhoud en de waarde van de opdracht. De verschillende aanbestedingsvormen voor diensten en leveringen bij de decentrale overheid worden hieronder besproken en in de tabel weergegeven.
| Aanbesteding van leveringen en diensten | Bedrag opdracht bij decentrale overheid | Algemene bekendmaking | Openbaar | Niet-openbaar | Aantal partijen | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Europees | >€211.000 | Verplicht Europees | Mogelijk | Mogelijk | ||
| Nationaal | €90.000-€211.000 | Verplicht nationaal | Mogelijk | Mogelijk | ||
| Meervoudig onderhands | €10.000-€90.000 | Mogelijk | Mogelijk | Mogelijk | >3 | |
| Enkelvoudig onderhands | €10.000 | Mogelijk | Mogelijk | Mogelijk | >1 |
Informatie over drempelbedragen die gelden voor werken en aanbestedingen bij de rijksoverheid vindt u op de website aanbestedingenonline.
We spreken over Europese aanbestedingen wanneer de waarde van de opdracht de aanbestedende partij verplicht om de Europese procedure tot aanbesteden te hanteren. Per 1 januari 2006 is dit bedrag gesteld op > € 211.000 voor leveringen en diensten bij de decentrale overheden. Dit bedrag is in alle landen van de Europese Unie hetzelfde in verband met eerlijke concurrentie en vrijemarktbeginselen. De drempelwaarden worden om de twee jaar op nieuw vastgesteld. Voor de centrale overheid ligt dit bedrag lager, namelijk € 137.000.
Het is verplicht de Europese aanbesteding te publiceren in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen, zodat ook niet-Nederlandse bedrijven kunnen meedoen met de aanbesteding. Hier moet ook worden gemeld wie uiteindelijk de aanbestedings-opdracht mag gaan uitvoeren. Lees meer over de procedure Europees aanbesteden »
Voor alle typen aanbesteding geldt dat deze zowel openbaar als niet-openbaar kunnen zijn.
Een (Europese) aanbesteding kan zowel openbaar als niet-openbaar zijn. Dit wordt door de aanbestedende partij bepaald.
Bij een openbare aanbesteding kan, na een algemene bekendmaking van de aanbesteding, elke belangstellende een offerte indienen bij de aanbestedende partij.
We spreken van een niet-openbare aanbesteding wanneer na algemene bekendmaking van de opdracht partijen hun interesse bekend kunnen maken en vervolgens slechts op uitnodiging van de aanbestedende partij een offerte mogen indienen. De aanbestedende partij hanteert dus een preselectie. Een niet-openbare aanbesteding vinden we vaak terug bij complexe projecten. Het beoordelen van de offertes kost zo minder tijd (er komen immers minder offertes binnen). De niet-openbare procedure duurt echter 1,5 maand langer dan openbare procedure vanwege andere termijnen. Lees meer over de termijnen bij een Europese aanbesteding »
Een aanbesteding is enkelvoudig onderhands wanneer de opdracht een waarde heeft die onder € 10.000 ligt en minimaal één partij wordt uitgenodigd om een aanbod te doen.
Een meervoudig onderhandse aanbesteding is verplicht bij opdrachten met een waarde tussen €10.000 en €90.000. Er worden dan minimaal 3 offertes aangevraagd of er vindt een openbare aanbesteding plaats via internet of een regionaal dagblad.
Opdrachten met een waarde onder €10.000 mogen uiteraard ook meervoudig onderhands worden aanbesteed.
Bij bedragen boven de €90.000 maar onder de Europese drempels wordt de opdracht openbaar aanbesteed met publicatie op nationaal niveau, via internet of via een landelijk dagblad.
De globale indeling van aanbestedingen kan worden aangevuld met specifieke aanbestedingsvormen, die zowel Europees, nationaal als meervoudig kunnen zijn, onder andere:
Veel diensten en leveringen die binnen de sector zorg en welzijn vallen, moeten door de overheid of publiekrechtelijke instellingen worden aanbesteed. Met de invoering van de Wmo zijn gemeenten verplicht de uitvoering van de maatschappelijke ondersteuning aan derden uit te besteden.
Bij leveringen gaat het om materiële goederen, zoals:
Bij diensten gaat het om immateriële zaken. Denk daarbij aan:
De basisprocedure voor Europees aanbesteden ziet er als volgt uit:
De aanbestedende partij maakt de opdracht Europees openbaar bij het Bureau
voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan via een electronisch informatiesysteem. Naast een opdrachtbeschrijving, worden
ook de selectie- en gunningcriteria en een tijdschema van de procedure
gepubliceerd. Op 'Tenders electronic daily' vindt u alle Europese aanbestedingen.
Partijen doen -al dan niet in samenwerking met andere partijen- een aanbieding aan de aanbestedende partij. Informatie die wordt opgevraagd bij de aanbestedende partij, wordt via een nota van toelichting gedeeld met de andere aanbieders. Eerlijke concurrentie blijft zo mogelijk.
De opdrachtgever weegt de offertes zo objectief mogelijk tegen de vooraf
vastgestelde selectie- en gunningcriteria.
De opdrachtgever maakt aan elke aanbieder bekend wie de opdracht zal uitvoeren, voorzien van motivatie (ook bij afwijzing van aanbieders). Ook licht de
opdrachtgever het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg hierover in.
De aanbieders die zijn afgewezen, hebben minimaal 15 dagen de tijd om bezwaar aan te tekenen tegen de gunning.
Pas na het verlopen van de bezwaar- en beroepsperiode, kan de opdracht officieel
gegund worden.
De Europese aanbestedingsprocedure tussen de bekendmaking van de aanbesteding en de sluitingsdatum voor het insturen van offertes duurt wettelijk minimaal 52 dagen. Vervolgens dient er binnen 48 dagen een aanbieder geselecteerd te zijn en dit resultaat Europees bekend zijn gemaakt. De niet-openbare aanbesteding duurt langer vanwege de selectiefase: minimaal 37 dagen voor het aanmelden van kandidaten, plus minimaal 40 dagen voor het indienen van een offerte.
Voor sommige diensten, zoals indicatiestelling- en advisering binnen de Wmo, is het mogelijk een lichtere Europese aanbestedingsprocedure te doorlopen, de zogenoemde IIB-diensten. De diensten hoeven in dat geval niet internationaal openbaar gemaakt te worden. Buitenlandse bedrijven mogen echter niet geweerd worden van de aanbesteding; ook de aanbesteding van IIB-diensten moeten voldoen aan de spelregels van openbaarheid, transparantie en non-discriminatoir.
De aanbestedingsprocedure voor IIB-diensten wordt zo met een aantal maanden ingekort. De procedure duurt in totaal minimaal 16 weken. Het is niet altijd duidelijk of een bepaalde dienst, zoals huishoudelijke hulp, op deze lijst van diensten hoort en dus de lichtere procedure mag doorlopen.
Voor leveringen bestaat er geen lichtere aanbestedingsprocedure. De WVG-voorzieningen vallen dus onder de volledige procedure. Een groot deel van de welzijnsdiensten komt daarentegen weer voor in bijlage IIB.
De aanbestedingsprocedure kan ook worden ingekort door een dynamisch aankoopsysteem te hanteren. Dit wil zeggen dat de aanbesteding online bekend wordt gemaakt door de aanbestedende partij en dat de benodigde bijlagen via de website zijn te verkrijgen.
Bij een niet-openbare aanbesteding kan, in urgente gevallen, ook een spoedprocedure worden gevolgd. Er moet dan wel worden aangetoond dat er sprake is van objectieve dringende redenen en een uitzonderlijke situatie. Een rechter kan evenwel oordelen dat de spoedprocedure niet mag worden toegepast.
Voor de niet-Europese aanbestedingen zijn geen officiële termijnen vastgesteld. Wel is afgesproken dat de termijnen in redelijke verhouding moeten zijn met de opdracht.
De criteria hebben aan als doel aanbieders te kunnen uitsluiten van deelname (selectiecriteria) en aanbieding(en) uit te kunnen kiezen door middel van waarderingscijfers (gunningcriteria).
De selectiecriteria toetsen objectief of de aanbieder voldoet aan de aanbestedingsopdracht, op het gebied van:
De gunningcriteria toetsen of de offerte voldoet aan de wensen van de aanbestedende partij. Eerste gunningcriterium is een keuze tussen de laagste prijs of de economisch meest voordeligste aanbieding. Indien voor de tweede optie wordt gekozen, dan gelden er extra criteria, zoals kwaliteit van de offerte, plan van aanpak, levertijd, kennis van het specifieke werkveld en de regio etc. De aanbestedende partij dient vooraf in de opdracht duidelijk te maken welke rangvolgorde bij de selectie van offertes (de gunning) gehanteerd zal worden. De kosten blijken in de praktijk een groot gedeelte van de beoordeling te bepalen.
De formele gunning van de opdracht wordt vastgelegd in een privaatrechtelijk contract tussen overheid en private onderneming. Het bestuursrecht is niet van toepassing bij aanbesteden. Dit houdt onder meer in dat er sprake is van een resultaatsverplichting in plaats van een inspanningsverplichting. Het termijn van het contract wordt bij publicatie van de aanbesteding door de aanbestedende partij bekend gemaakt. Na het verlopen van het contract kan weer een Europese aanbestedingsprocedure worden gestart: nieuwe ronde, nieuwe kansen
Een raamovereenkomst is ook mogelijk. Dit is een overeenkomst met het doel de voorwaarden van de te gunnen overheidsopdrachten voor een bepaalde periode vast te leggen. Vervolgens worden nadere opdrachten bepaald. Een raamovereenkomst kan met ten minste 3 ondernemers worden gesloten. Het aanbesteden van een raamovereenkomst kan extra werk voorkomen. Een raamcontract is in beginsel vier jaar geldig. Toch is het ook mogelijk te kiezen voor een langdurig raamcontract. Dit moet echter helder gemotiveerd worden. Het is ook mogelijk om een contract stilzwijgend te verlengen. Dit moet wel vooraf in de aanbesteding en in het contract zijn bepaald.
Partijen mogen samen op een aanbestedingsopdracht ingaan, bijvoorbeeld via een consortium. Achter de samenwerking kunnen verschillende redenen schuilgaan:
Om de Europese aanbestedingsprocedure te ontlopen (en de daarbij horende regels en eisen) worden verschillende mogelijkheden naar voren geschoven, zoals subsidiëren van de diensten, vouchersysteem en het opdelen van de opdracht in percelen. Het is echter de vraag of deze mogelijkheden daadwerkelijk alternatieven zijn voor het Europees aanbesteden. Hieronder worden deze “alternatieven” toegelicht.
Een dienst of levering, afhankelijk van de waarde, kan door overheidsinstellingen ook worden gesubsidieerd. Dit is ook het geval met de diensten die onder de Wmo vallen, zoals de welzijnsdiensten. Bij subsidiering van commerciële diensten moet men wel oppassen dat er geen sprake is van staatssteun en oneerlijke concurrentie (belemmering vrije markt). Indien dit het geval is zullen ook deze diensten moeten worden aanbesteed in verband met eerlijke concurrentie.
Het vouchersysteem voor huishoudelijke hulp kent twee varianten: het aanbieden van een Persoonsgebonden Budget (PGB) en zorg in natura. Gemeenten zijn verplicht om zowel een PGB als zorg in natura in te voeren. Een PGB is niet aanbestedingsplichtig, maar de zorg in natura wel wanneer deze €211.000 overschrijdt. Met andere woorden: door een vouchersysteem in te voeren ontlopen gemeenten niet de aanbestedingsplicht.
Het is geen enkel probleem om een opdracht in percelen te verdelen als de kleine opdrachten verschillende specifieke uitvoeringen en criteria kennen. Het wordt lastiger als blijkt dat overheden door middel van verdeling in percelen de plicht tot Europees aanbesteden willen ontlopen. Immers, de grote opdracht met aanbestedingsverplichting wordt dan verdeeld in meerdere delen met waarden onder de drempelwaarde. Vanuit de Europese Unie bestaat er geen verplichting om deze kleinere opdrachten Europees aan te besteden. Maar inmiddels gaan wel geluiden op om ook deze markt van kleine opdrachten transparant te houden, zodat ook niet-lokale bedrijven de mogelijkheid hebben om te reageren op een aanbesteding.
Aanbiedende partijen kunnen tijdens de procedure en na de gunning beroep en bezwaar aantekenen. Vaak is hiervoor een termijn ingesteld van minimaal 15 dagen voordat de opdracht officieel gegund wordt. Redenen tot bezwaar kunnen zijn: het niet delen van bepaalde informatie met alle partijen (voorkennis), het meten van de opdracht met twee maten, de gunningcriteria komen niet overeen met de uiteindelijk gekozen aanbieding, de aanbiedende partij heeft geen reële aanbieding gedaan, termijnen zijn overschreden.
Mogelijke gevolgen van fouten (offerte, termijnen, selectie etc.) tijdens de procedure:
